Sistema público de escrituração digital – SPED: os custos de conformidade em uma empresa agroindustrial localizada no município de Cruz das Almas - BA

Abstract

A elevada quantidade de tributos, obrigações acessórias e as constantes alterações na legislação fazem da administração tributária brasileira uma das mais complexas e onerosas do mundo, tanto para o governo quanto para os contribuintes. Os custos cujo ônus é de responsabilidade do contribuinte são definidos como custo de conformidade tributária, os quais são de difícil identificação por estarem entrelaçados às rotinas fiscais e contábeis das empresas. Com o objetivo de diminuir esses custos e melhorar o relacionamento com os contribuintes, o governo brasileiro instituiu o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Assim, a presente pesquisa teve como objetivo analisar os custos de conformidade incorridos na adequação ao SPED em uma empresa Agroindustrial localizada no município de Cruz das Almas-BA. De caráter exploratório descritivo a pesquisa buscou a partir de uma abordagem quali-quantitativa analisar os custos de conformidade com o SPED durante o período de 2009 a 2015. De conseguinte, os dados coletados em uma entrevista semi estruturada com o gestor da empresa foram associados aos resultados obtidos na análise dos documentos fiscais e contábeis essenciais à pesquisa. Pelo critério de observação identificouse a execução de alguns procedimentos voltados ao SPED. Os custos monetários foram mensurados a partir do método de custeio baseado em atividades (ABC). O resultado da pesquisa apresentou inicialmente as percepções do gestor sobre os custos monetários. Destacou-se na entrevista a contratação de auditorias, consultorias, treinamentos e gastos com customizações do sistema como recursos empregados na implantação do SPED. Observou-se que à companhia utiliza um software internacional voltado ao mercado americano, o qual passou pela implantação de um pacote de harmonização fiscal. Dessa forma, a entrevista apontou que a adoção ao SPED, embora tenha exigido maiores esforços em certo momento, foi considerada como investimento e trouxe grande contribuição para esta harmonização. Os resultados obtidos pelo método de custeio ABC demonstraram que, do total de pouco mais de R$650.000,00 de recursos consumidos, 37,7% foram exclusivos para o SPED. Dos custos com o SPED, pouco menos de R$ 250.000,00, as atividades de desenvolvimento e configuração do sistema de informação da empresa somaram respectivamente 33,3% e 53,1%, a atividade de operação 3,4% e consultoria e suporte 10,2%. Ademais a abordagem dos custos não monetários colocou em evidência os altos níveis de stress decorrentes do cumprimento de prazos e acuracidade das informações geradas. Por outro lado, seus efeitos promoveram um maior comprometimento e ajuda mútua na equipe na elaboração e envio das declarações ao Fisco. A implantação do SPED exige sacrifícios de recursos, portanto, propõe-se com este estudo a utilização da metodologia do ABC durante a execução de novos subprojetos do SPED, com o objetivo de melhorar o planejamento e o controle de custos para os gestores. ABSTRACT: The large quantity of taxes, accessory obligations and the frequent legislation changes make the Brazilian taxes administration one of the most complex and expensive of the world, both for the Government and for taxpayers. The costs whose charge is the responsibility of the taxpayer are set to compliance cost of taxation, which are difficult to identify because they are mixed to companies’ tax and accounting routines. In order to reduce these costs and improve relations with taxpayers, the Brazilian Government established the Public Digital Bookkeeping System (SPED). Thus, the present research aimed to analyze the compliance costs incurred in adjusting to SPED in an agro-industrial company located at Cruz das Almas- BA town. Characterized as descriptive and exploratory research, it attempts to achieve from a qualitative-quantitative approach analyzing the costs of compliance with the SPED during the period from 2009 to 2015. Of the data collected in a partially structured interviewing with the Manager of the company have been associated with the results obtained in the analysis of tax and accounting documents essential for research. By the criterion of note identified the execution of some procedures targeted to SPED. The monetary costs were measured from the Activity Based Costing (ABC) method. The result of the research presented initially Manager’s perceptions about the monetary costs. It was noted in the interview hiring audits, consulting, training and system customization costs as resources applied in SPED deployment. It was observed that the company uses an international software aimed at the American market, the arrangement of a package of tax harmonization. In this way, the interview pointed out that adopting the SPED, although it has required greater efforts at one point, it was considered as an investment and brought great contribution to this harmonization. The results obtained by the ABC had shown that, of the total of just over R$ 650,000.00 of resources consumed, 37.7% were unique to the SPED. Costs with the SPED, just under R$ 250,000.00, development activities and configuration of enterprise information system totaled 33.3% and 53.1% respectively, the operation activity 3.4% and 10.2% consulting and support. Besides that, the non-monetary costs approach has highlighted the high levels of stress arising from the deadlines compliance and accuracy of the information generated. On the other hand, its effects have promoted a greater commitment and engagement of the team in the elaboration and submission of tax filings to the authorities. The SPED implementation requires huge resources, therefore, the study proposed here recommends the ABC methodology to be applied during the execution of new SPED subprojects in order to improve the planning and cost control to the managers.