Otimização das rotinas administrativas através da gestão por processos no Centro Educacional Cruzalmense

Abstract

No âmbito organizacional, a estrutura sistêmica, baseada nos processos, tornou-se fundamental para a atuação e sucesso do negócio. Neste contexto, as atividades devem ser compreendidas de tal forma que todos os esforços canalizem para o acréscimo de valor de forma satisfatória, assim como o abandono de atividades desnecessárias, promovendo as adaptações para que funcione da forma mais adequada às necessidades organizacionais e elevem o nível de serviços oferecidos aos clientes. Apesar do conceito de processo ser muito amplo, ele possui significados distintos a depender da conjuntura que está inserido. Nas organizações, processo é, essencialmente, um grupo lógico de atividades inter-relacionadas, dentro de um sistema considerado, que são responsáveis pela a operacionalização das entradas de insumos, convertendo-os em saídas de bens e/ou serviços, agregando valor aos clientes de forma satisfatória e promovendo o alcance dos objetivos organizacionais previamente estabelecidos. Através dos processos, é possível visualizar de forma clara como o trabalho é realmente executado e as suas relações de interdependência dentro do sistema. Embora a administração processual não seja tão recente, a origem deste modelo de gestão ganhou força com o advento da reengenharia no mercado no final do século XX. Fundamentado nesse conceito, este estudo tem como objetivo analisar os processos de gestão para controle das rotinas administrativas. As razões que conduzem ao desenvolvimento desta pesquisa estão relacionadas com a necessidade de desenvolver estudos voltados para a otimização das rotinas de trabalho nos departamentos burocráticos de uma organização de ensino público, através de análises das ferramentas apropriadas para a sua aplicabilidade. O lócus da pesquisa é a instituição pública de ensino Centro Educacional Cruzalmense (CEC), localizada no município de Cruz das Almas, no Recôncavo da Bahia. A estratégica metodológica que conduziu este estudo foi a pesquisa qualitativa, descritiva e observação simples. Para a coleta dos dados, utilizou-se a observação simples, entrevista com a gestora e aplicação de questionários aos funcionários dos departamentos administrativos, docentes e pais de alunos. Foi empregada análise temática para ponderação da entrevista e dos dados da observação, e análise e interpretação dos dados a partir dos questionários. Na discussão dos resultados, inferiu-se que há conhecimento dos processos por parte do gestor e funcionários. A maioria dos procedimentos que visam ao atendimento aos responsáveis pelos discentes apresentam, em sua maioria, índices satisfatórios, muito embora haja os que consideram parte deles regular, necessitando a revisão de determinados processos. O mapeamento dos processos encontrou algumas tarefas que provocam ambiguidades e impedimento na sua fluidez, o que sugeriu o seu redesenho com a proposta de otimizá-los. As recomendações presentes nessa pesquisa dão subsídios para pesquisas futuras, no que diz respeito às implicações de melhorias dos processos do setor pesquisado. Dentre essas contribuições, pode-se destacar melhorias nos serviços ofertados com a ênfase na gestão por processos em detrimento do modelo funcional, direcionamento para a informatização das atividades________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ABSTRACT: In the organizational scope, the systemic structure, based in the processes, became basic for the performance and success of the business. In this context, the activities must in such a way be understood that all the efforts channel for the addition of value of satisfactory form, as well as the abandonment of unnecessary activities, promoting the adaptations so that functions of the form most adequate to the organizations necessities and raises the level of services offered to the customers. Although the process concept to be very ample, it possesses distinct meanings to depend on the conjuncture that is inserted. In the organizations, process is, essentially, a logical group of interrelated activities, inside of a considered system, that are responsible for the a operationalization of the entrances of imputes, converting them into good exits and/or services, adding value to the customers of satisfactory form and promoting the reach of the organizations objectives previously established. Through the processes, it is possible to visualize of clear form as the work really is executed and its relations of interdependence inside of the system. Although the procedural administration is not so recent, the origin of this model of management gained force with the advent of would reengineering in the market in the end of century XX. Based on this concept, this study it has as objective to analyze the processes of management for control of the administrative routines. The reasons that lead to the development of this research are related with the necessity to develop studies directed toward the organization of the routines of work in the bureaucratic departments of an organization of public education, through analyses of the appropriate tools for its applicability. Locust of the research is the public institution of education Cruzalmense educational center (CEC), located in the Cross city of the Souls, in the Reconceived of the Bahia. The strategically methodological that lead this study was the qualitative, descriptive research and simple comment. For the collection of the data, beyond the simple comment it was carried through interview with the manager and application of questionnaires to the employees of the administration departments, teaching and parents of pupils. It was used thematic analysis for balance of the interviews and the data of the comment, and analysis and interpretation of the data from the questionnaires. In the quarrel of the results, it was inferred that it has knowledge of the processes on the part of the manager and employees. The majority of the procedures that they aim at to the attendance to the responsible ones for the learning presents, in its majority, satisfactory indices, much even so has the ones that consider part of them to regulate, needing the revision determined process. The mapping of the processes found some tasks that provoke ambiguity and impediment in its fluidity, what it suggested its I redesign with the proposal to optimize them. The recommendations gifts in this research give subsidies for future research, in what it says respect to the implications of improvements of the processes of the searched sector. Amongst these contributions, we can detach improvements in the services offered with the emphasis in the management for processes in detriment of the functional model, aiming for the computerization of the activities.