Gestão eletrônica de documentos: um estudo de caso na prefeitura municipal de Cruz Das Almas

Abstract

O presente trabalho tem como objetivo analisar a gestão documental na Prefeitura Municipal de Cruz das Almas e avaliar a implantação da gestão eletrônica de documentos como ferramenta de eficiência para a administração pública. Para tornar possível este objetivo, foi realizada uma pesquisa bibliográfica sobre gestão documental, sua atuação na esfera pública, sua importância devido ao fato de que os documentos quando bem organizados garantem o controle sobre o que produzem e o que recebem, significativa redução da massa documental, além destes documentos serem a memoria viva da organização e fonte de informação para transformação em conhecimento e, as atividades inerentes para a eficiência desta gestão. Identificar as vantagens e os benefícios da sua implantação, pois possibilita um maior controle sobre as informações que circulam, reduz os custos, agiliza a tomada de decisão e garante a segurança no armazenamento e na distribuição dos documentos, suas tecnologias aplicadas. Foi realizada também uma pesquisa sobre o município de Cruz das Almas. O método de pesquisa utilizado para obter os resultados foi uma entrevista estruturada com a participação dos funcionários envolvidos diretamente com as informações geradas e recebidas pelo órgão, de forma a demonstrar como acontece a gestão documental no mesmo. Após a apuração dos dados, verificou-se que a organização ora estudada apresentou deficiências na gestão das informações e que já se utiliza parcialmente de novas tecnologias para minimizar esta deficiência. __________________________________________________________________________________________ This study aims to analyze the document management in the Municipality of Cruz das Almas and evaluate the implementation of electronic document management as a tool of efficiency in public administration. To make possible this purpose, we performed a literature search on document management, its performance in the public sphere, its importance due to the fact that the documents well organized when an iron grip over what they produce and what they receive, significantly reducing the mass of documentary these documents are beyond the living memory of the organization and information source for transformation into knowledge, and activities related to the efficiency of management. Identify the advantages and benefits of its implementation, since it allows greater control over the information in circulation, reduces costs, speeds decision making and ensures security in the storage and distribution of documents, their applied technologies. Was also carried out research on the city of Cruz das Almas. The research method used to obtain the results was a structured interview with the participation of officials directly involved with the information generated and received by the agency in order to show how document management happens in it. After the verification of the data showed that the organization studied had either deficiencies in the management of information and that already is used partly for new technologies to minimize this disadvantage