Correia, Júlio Cezar C.. A utilização dos Sistemas de Informação na estão de documentos: um estudo de caso no núcleo de arquivo da pró-reitoria de gestão de pessoas da UFRB

Abstract

Inseridas em um ambiente organizacional cada dia mais dinâmico e complexo, as organizações precisam continuamente de informações que auxiliem no alcance dos seus objetivos. Porém para que de fato haja contribuição para a organização, à unidade de informação precisa garantir o melhor uso de seus recursos, traduzidos em melhores indicadores de qualidade e produtividade, para isso ela precisa ser bem gerida a fim de prover confiabilidade e veracidade para disseminação da informação de forma rápida aos seus usuários. Diante desse contexto a Gestão Documental vem a ser uma ferramenta muito importante para o aperfeiçoamento de técnicas e procedimentos que garantam o controle de informações. A gestão de documentos consiste em um conjunto de atividades e procedimentos técnicos que visam garantir o controle da informação arquivística de forma eficiente, garantindo um acesso rápido as informações que venham subsidiar as organizações nas suas atividades. Para dar suporte a esta gestão da informação se faz necessário o uso de Sistemas de Informação, ferramentas que auxiliam no gerenciamento e na filtragem dos dados recebidos, transformando-os em conhecimentos e disseminando de forma rápida aos agentes interessados. Assim, o objetivo dessa pesquisa foi de avaliar como a utilização dos Sistemas de Informação interfere nas atividades do Núcleo de Arquivo da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas da UFRB. Quanto à metodologia essa pesquisa constituiu-se como um estudo caso, de natureza exploratória e descritiva, de abordagem quali-quantitativa, a coleta de dados ocorreu através de entrevista semi-estruturada com a arquivista da UFRB e aplicação de questionários aos gestores da PROGEP. Os resultados desse estudo demonstraram que o sistema utilizado apesar de não ter um foco na gestão documental do setor contribui positivamente em algumas atividades, porém evidencia-se a necessidade de algumas adequações para que haja um melhor alinhamento do sistema a algumas atividades especificas do setor. Quanto à influência do Arquivo sobre os demais setores, ficou evidente que os documentos contidos no NUARQ constituem uma fonte de informação importantíssima para a PROGEP e que o sistema atende boa parte das necessidades de controle e localização dos documentos da unidade.